Gastos de manutención, alojamiento y transporte: quien debe probar qué.

Gastos de manutención y alojamiento

En sentencia de 29-01-2020 el Tribunal Supremo zanja definitivamente la polémica cuestión sobre quién debe probar la realidad de los desplazamientos y gastos de manutención y estancia en restaurantes y hoteles a efectos de probar la exención de los mismos. ¿Debe ser el empleador o el empleado?

Empleador o empleado

Según el Tribunal Supremo, al contribuyente no se le puede exigir que aporte datos que, en principio ya deberían constarle a la Administración, puesto que es la empresa pagadora a la que se le imponen las obligaciones formales para que la Administración tenga en su poder todos los datos.

Es pues a la empresa a quien debe dirigirse la Administración para que acredite la realidad del desplazamiento, día y lugar, así como su razón o motivo que tenga vinculación con la relación laboral.

De esta forma, el contribuyente queda liberado de cualquier otra obligación más allá de cumplimentar su declaración aportando los certificados expedidos por la empresa, y en el supuesto caso de que para la Administración no fueran suficientes deberá dirigirse a la empresa empleadora.

Gastos de kilometraje y transporte público

Sin embargo el Tribunal, no ha entrado a valorar el tratamiento que se le debe otorgar a los gastos de kilometraje y transporte, ya sea en medio público o privado. Para estos conceptos, el Tribunal Económico Administrativo Central en una resolución de 06-11-2018 determinó que dependería del tipo de transporte.

Transporte público. Si el desplazamiento se ha realizado con un medio público de transporte, los gastos habrán de justificarse en principio por el empleado, al no atribuir la norma la carga de la prueba a la entidad pagadora, haber sido satisfechos por él, y estar los justificantes expedidos a su nombre.

Transporte privado. Los gastos de locomoción por uso de vehículo privado, en el que la empresa paga una cantidad por kilómetro recorrido, deberán ser acreditados por la empresa pagadora.

¿Y si el trabajador es un socio de la empresa?

Pero ¿y si el contribuyente perceptor de las dietas en un socio de la empresa?, ¿se sigue la misma regla? ¿O por tener acceso a la información contable y fiscal de la empresa debe asumir la carga de la prueba? Para el Tribunal Supremo no puede generalizarse que por la mera participación del contribuyente en el capital de la sociedad, socio-trabajador, sea él quien deba asumir la carga de la prueba, sino que debe estarse a las situaciones particulares de cada caso concreto

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